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Gestión por Procesos: Representación grafica y documentación

Resumen

El mapa de procesos supone un modelo de representación gráfica de la estructura organizativa que conforma el sistema de gestión de una organización, lo que se traduce en un diagrama representativo de una realidad más compleja, visualizando las interrelaciones internas y puntos de contacto comunes, facilitando el análisis de las áreas de mejora que deben abordarse y despreciando aquellas que no generan valor para el objetivo final.

La representación grafica del enfoque por procesos precisa contemplar ciertos aspectos:

Modelado de procesos. La modelización facilita comprender las relaciones que existen, de tal modo que se entiende el proceso en su conjunto y permite anticipar el resultado en el cliente.

Formalmente el soporte del modelado se sustenta en el lenguaje IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling –National Institute of Standards of Technology- USA 1993), si bien el método se remonta al formato SADT (Structured Analysis and Design Technique -US Air Force-1973). Los niveles de representación gráfica resumen en:

Nivel 0.- Se trata de una representación global de los procesos que se desarrollan en la organización. Es el mapa de procesos

Nivel 1.- Este nivel corresponde a la representación grafica de un proceso concreto. Si se trata de un proceso integrado,  contemplara los diferentes escenarios donde se desarrollan las actividades del proceso

Nivel 2.- En este nivel se representa cada uno de los grupos de actividades que componen el proceso

Nivel 3.-  En este nivel se desglosan cada una de las actividades del proceso y las personas que desarrollan las actividades muestra la operativización mediante diagramas de flujo o algoritmos.

Nivel 4.- En este nivel se representan las tareas que hay que realizar dentro de cada actividad. Frecuentemente se emplean matrices que representan las tareas, los profesionales que intervienen y la relación temporal de las mismas.

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